Inköpsprocessen

För några veckor sen, när debatterna härjade som värst kring alla öl från Mohawk och St Erik som dyker upp Systembolaget (sedan dess har det för övrigt blivit klart att ytterligare några från vardera märke kommer in under våren), så mailade jag till Systembolagets kundtjänst och undrade hur inköpsprocessen går till i detalj. Jag fick ett mycket utförligt svar från chefen för inköparna, och utifrån den informationen tänkte jag berätta lite om hur inköpsprocessen faktiskt går till. Informationen på Systembolagets hemsida är ju i enklaste laget. Jag hade förstås tänkt att publicera detta mycket tidigare, men har inte haft tid att skriva ihop det här förrän nu.

Till att börja med så har konkurrensverket tre grundläggande krav på Systembolaget. Dessa tre är transparens, icke-diskriminering och objektivitet. Hela inköpsprocessen har till och med ISO-certifierats för att ytterligare upprätthålla dessa krav, vilket är ovanligt, kanske till och med unikt, för företag i Sverige (om man räknar bort sådana som är skyldiga av lag att göra det). Detta innebär att inköpsprocessen genomgår årliga revisioner.

Som de flesta kanske vet så har Systembolaget en lanseringsplan (som är offentlig, lanseringsplanen för 2011 går att läsa här). Ungefär sju månader innan lansering går man ut med en offertförfrågan som är mycket mer specificerad än lanseringsplanen och som även innehåller en smakbeskrivning av den önskade produkten. Leverantörerna skickar in offerter, och allt som stämmer in på den önskade beskrivningen och som bedöms konkurrenskraftigt begärs det varuprover på. Om det är en ny produkt, vilket oftast är fallet med svenska öl, tar man in varuprover på allt som uppfyller de formella kraven. Om det däremot är en produkt som redan finns på marknaden kan den sorteras bort redan i detta steg om det är så att den har provats tidigare och man vet sedan dess att den inte stämmer in på smakbeskrivningen. Själva provningarna är helt blinda och proverna förbereds av särskild personal. I provningarna deltar tre personer och om det är minst fem produkter som provas så är den ansvariga inköparen för kategorin alltid en av de tre provarna. Till alla fasta lanseringar, och till tillfälliga lanseringar om antalet prover överstiger 30, genomförs först en förberedande provning. Där bedöms produkterna endast med ja eller nej, där man säger ja om man bedömer har en rimlig chans i finalprovningen och minst två av de tre provarna måste säga ja för att produkten ska gå till finalen. Även den förberedande provningen genomförs alltså helt blint och provarna (det är samma provare i förberedande som i finalprovning) får inte veta vilka produkter som gått vidare.

Det som bedöms är dels hur väl produkten motsvarar den önskade smakbeskrivning samt en bedömning av den rent sensoriska kvaliteten. Varje produkt betygsätts på en skala 0-9 och för att få fem poäng eller högre krävs att den stämmer överens med smakbeskrivningen. Utöver poängsättningen så rangordnar varje provare de fyra bästa produkterna med prio 1-4 och övriga produkter får prio 5. Om två eller flera produkter får samma poäng är det den med bäst sammanlagd prio som vinner. Skulle detta också vara lika, så är det den ansvariga inköparens prio som avgör.

En produkt som deltagit i en offertprovning för en fast lansering men inte vunnit kan leverantören sedan skicka till något som heter konsumentpanelen. Detta kostar 8000 kr för leverantören. Provningarna i konsumentpanelen ordnas av företaget Synovate, och sköts alltså helt externt, och provarna är "vanliga" dryckesintresserade människor. Tydligen så har både St Eriks IPA och Pilsner kommit in den vägen. En produkt kan även kvala in till fasta sortimentet genom beställningssortimentet, givet vissa förutsättningar.
Till de exklusiva lanseringarna, dvs det som kommer i små partier, provas produkterna öppet och man tar hänsyn till den förväntade kundefterfrågan.

De som deltar i offertprovningarna har stor dokumenterad erfarenhet och de genomför regelbundet sensoriska övningar tillsammans. Genom dessa gemensamma övningar säkerställer man att alla provare är överens om vad en viss smakbeskrivning innebär. Att en och samma producent vinner flera lanseringar på kort tid beror helt enkelt på att deras produkter är välgjorda och stämmer väl överens med den efterfrågade smakprofilen. Eftersom det inte finns någon gräns för hur många lanseringar samma producent får vinna kan man liksom inte diska en produkt för att det nyligen lanserats flera andra produkter från samma producent. Det var ju faktiskt inte så länge sen som Oppigårds vann väldigt många lanseringar. Skillnaden var väl bara att vi som gillar att tycka till om öl tycker om Oppigårds mycket mer än Mohawk och St Eriks, så då var det ingen som klagade.

Till slut ska jag nämna att både Systembolaget själva och externa revisorer har kommit fram till att systemet för inköp är så säkert det kan bli gällande otillbörlig påverkan. Jag känner numera en stor tilltro till att allt går rätt till kring Systembolagets inköp.